文書管理 導入事例

狛江市様

狛江市様は、情報公開への対応をきっかけとして、昭和60年代に文書管理の方式を従来の簿冊管理方式からファイリング方式に変更しました。ファイリング方式への変更により、文書やファイルを個人で管理するのではなく、所属で管理するようになり、文書の所在の共有化とガイド（分類）の標準化を実現しました。 平成12年からは、文書管理システムを導入し、文書の作成や検索を含めた業務の効率化を図ってきました。しかし、平成21年に施行された公文書管理法により、公文書管理法の趣旨に則った文書事務への本格対応が求められ、文書管理システムにおいても対応が必要となりました。 そこで、平成27年に文書管理システムの更改により、狛江市のファイリング方式を維持しながら公文書管理法の対応を行い、併せて業務効率の向上を目指すこととなりました。 今回、文書管理業務を担当されている企画財政部政策室の白石様、北川様の二人にお話を伺いました。

春日部市様

春日部市様は、平成19年度に初めて総合文書管理システムを導入し、公文書の管理と地域住民に対して公文書の件名公開を行ってきました。そして、更なる文書の電子化と作業効率の向上を目指し、平成26年度から「らく2文書主任」を採用いただきました。 今回、仕様調整の主担当であった情報システム課、総務課、市民生活相談課の皆様にお話しを伺いました。