安定稼働と公文書管理法へ適応したシステムを導入し、公文書の適切な管理を実現
狛江市様は、情報公開への対応をきっかけとして、昭和60年代に文書管理の方式を従来の簿冊管理方式からファイリング方式に変更しました。ファイリング方式への変更により、文書やファイルを個人で管理するのではなく、所属で管理するようになり、文書の所在の共有化とガイド（分類）の標準化を実現しました。
平成12年からは、文書管理システムを導入し、文書の作成や検索を含めた業務の効率化を図ってきました。しかし、平成21年に施行された公文書管理法により、公文書管理法の趣旨に則った文書事務への本格対応が求められ、文書管理システムにおいても対応が必要となりました。
そこで、平成27年に文書管理システムの更改により、狛江市のファイリング方式を維持しながら公文書管理法の対応を行い、併せて業務効率の向上を目指すこととなりました。
今回、文書管理業務を担当されている企画財政部政策室の白石様、北川様の二人にお話を伺いました。
システム更改の目的は何だったのでしょうか？
システム更改の第１の目的は、システムの安定稼働でした。文書管理システムは、庁内のほとんどの職員が使用する基幹となるシステムです。以前のシステムは平成12年に導入したもので、このシステムを仮想化したタイミングで、システム停止の障害が頻発していました。そのため、文書管理システムの安定稼働は、最も重要なポイントでした。
第２の目的は、公文書管理法の施行に伴い、同法に則した歴史的公文書の管理ができるシステムを導入することでした。
第３の目的は、運用、導入コスト等も含めてトータルで優れたシステムを導入するということでした。また、導入にあたっては、狛江市の現状のファイリング方式に適したシステムを導入することも重要な要素となりました。
らく2文書主任を導入し、システム更改の目的は達成できたでしょうか？
第１の目的である「システムの安定稼働」については、平成28年4月の稼働開始から半年以上経過していますが、障害が発生することはなく、快適に利用できています。また、操作性が優れ、使い勝手も良いため、利用している職員から好評を得ています。
第２の目的である「歴史的公文書の管理」については、ファイルごとに歴史的価値の有無を設定し、保存満了日を過ぎたファイルを廃棄するか公文書館へ移管するかを選別できるようになりました。
第３の目的である「コストの削減」については、以前よりも保守費を下げることができたため、システムのライフサイクルコストの削減が図れると考えています。また、狛江市のファイリング方式を維持しながら文書管理業務の効率を見直したため、目に見えない部分の作業コストも削減ができたと考えています。
システム更改で苦労した点はありましたか？
以前の文書管理システムでは、文書・ファイルがそれぞれ独立した管理となっており、組織改正を行った際に、文書・ファイルの管理所属が異なってしまうことがありました。そのため、データ移行を行う際に、管理所属の整合性が合わないデータが多数存在したため、それらの整理をするのが大変でした。
新システムでは、ガイドやファイル単位に組織改正ができ、それに紐づく文書も一括で変更されるため、管理所属の整合性が合わないデータは発生しないと考えています。
新システムに対する課題や今後の要望事項などありますか？
以前のシステムでは出来ていたことが、新システムでは制御されてしまったということがあります。例えば、未来日の起案については、仕様調整の中で制御するように決めましたが、実際運用が始まってみると、未来日起案（下書き）を行っている部署もあったため、仕様を見直す必要があります。
また、将来的には電子決裁を導入したいと考えています。らく2文書主任は、電子決裁まで含んだAll in Oneのパッケージであるため、運用開始後に電子決裁を導入することも可能と聞いています。電子決裁を浸透させることで、文書管理業務の効率をより一層高めるとともに、紙、ファイル、保存箱の削減、書庫スペースの縮小を図っていきたいと思います。