システム収受機能により、電子決裁率と作業効率のUPを実現
春日部市様は、平成19年度に初めて総合文書管理システムを導入し、公文書の管理と地域住民に対して公文書の件名公開を行ってきました。そして、更なる文書の電子化と作業効率の向上を目指し、平成26年度から「らく2文書主任」を採用いただきました。
今回、仕様調整の主担当であった情報システム課、総務課、市民生活相談課の皆様にお話しを伺いました。
システム更改の目的は何だったのでしょうか？
春日部市情報システム課、総務課、市民生活相談課の皆様
文書のライフサイクルを効率よく行うことができるシステムを導入することで、内部事務の迅速化・情報の共有化による業務効率化が推進できる、本市に最適なシステム更改を念頭におきました。
加えてペーパーレス化に寄与した文書処理の電子化をよりスムーズにすることで利用率・業務効率を向上させ、より質の高い行政サービスの提供につなげられる実現性のあるシステム更改を目的としました。
らく2文書主任を導入する決め手は何だったのでしょうか？
マニュアルがなくても、直感的な操作で、問題なくシステムを利用でき、少ないクリック数で必要な情報までたどりつくことを評価しました。
また、電子決裁率の向上を考えていましたので、視覚的に決裁状況がわかることや、画面の上部に決裁文書一覧が表示されている状態で、画面下部に文書の内容が表示される機能も魅力的でした。
体制としても、パッケージの開発に携わった開発者が、構築から保守までを一貫して担当するとのことでしたので、導入後も安心して保守を任せられると感じました。
新システム導入により、狙い通りの効果が得られたでしょうか？
メール収受機能の追加により、収受作業の効率が上がっただけでなく、添付された電子データをそのまま使用し、供覧・起案ができるため、電子決裁率が以前のシステムに比べて3%程度増加しました。
また、グループウェアシステムのポータル画面に、電子決裁の承認待ち件数が表示されるため、速やかな決裁処理が行われるようになりました。
さらに、公開情報の選別を適切に行えるため、公文書の件名公開作業にかかる作業負担が大きく軽減されました。運用開始後も課題に対して一緒になって対応してもらい、期待実現度が比較的高いシステムになったと感じています。
今後の取組みや新文書管理システムへの期待などがありましたら教えてください。
導入して1年を経過しないと、文書のイベントを一通り経験できないため、不安がありましたが、常に運用を考慮した保守対応をしていただいたので助かりました。
ユーザの要望をできる限りパッケージのバージョンアップに取り込み、今後もより一層の機能向上を図っていただきたいです。