「らく2文書主任」を導入することにより、文書事務の迅速化、効率化が図れるだけでなく導入を契機に現行の文書事務を見直すことで、効率的な決裁ワークフローの短縮化や文書管理業務の適正化など、事務の効率化を図ることができます。
項目 |
導入前 |
導入後 |
| 収受 |
収受簿による受け取り履歴の管理に手間がかかる |
システムの収受簿で管理することで情報共有が可能 |
文書番号
採番 |
文書管理台帳による採番、登録が煩雑 |
システムによる自動採番で作業軽減 |
| 帳票作成 |
規定フォーマットに記述 |
文書属性情報を設定することでシステムから帳票が印刷できるなど、作業効率が向上する
また、決裁鑑様式については押印位置も含め、自由に職員様で設定できる
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| 複写作成 |
過去の文書を探すのに時間がかかる |
文書検索が迅速になり、探し出した文書からの複写が可能 |
決裁
供覧 |
どこで決裁が滞っているか進捗管理が困難 |
電子的に供覧・決裁が実現でき、進捗状況の確認も容易 |
| 施行 |
外部機関への発送の際には、職員が総務課へ持参の上、行っている |
総務課へ施行文書を電子的に送付できるため、持ち運びの手間が省け、文書作成から一連の流れで処理することが可能 |
| 文書管理 |
毎年年度末の分類体系の見直しや翌年度の分類体系作成が大変 |
文書は体系的に管理され、分類体系も前年度利用による効率的な作成が可能 |
| 保管 |
所定スペースを利用した管理 |
システム上の管理による保存・保管スペースの大幅削減 |
引継
保存
廃棄 |
引継や廃棄対象簿の検索に時間がかかる |
引継・廃棄対象一覧をシステムから出力し、作業量の大幅削減が可能 |
| セキュリティ |
人事関係などの機密文書がある |
文書の閲覧権限を厳密に管理することが可能
また期限付きの閲覧権限の設定も可能 |
| 人事異動 |
人事異動時の引継ぎ作業が煩雑 |
システムで人事情報を一元的に管理することで作業効率が向上 |
| 情報公開対応 |
開示請求文書の検索が困難 |
情報公開への迅速な対応が可能 |
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