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株式会社NTTデータ四国

武蔵野市様

自治体向け文書管理システム(らく²文書主任®)の導入事例です

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独自の文書管理ルールにも柔軟に対応。

誰もが直感的に操作できる、使いやすい文書システムを実現。

 武蔵野市は、平成17年に文書管理の電子システム化を実現するなど市民へのサービス向上と情報公開への対応力を強化してきました。そして、文書管理の安全性・正確性・効率性をさらに高めるため、平成27年から「らく2文書主任」を採用いただきました。

今回、仕様調整の主担当であった総務課、情報管理課の職員様にお話しを伺いました。

直感的なインターフェースで、次にすべきことが一目で分かる操作性

  情報公開法の施行以来、住民の行政に対する情報公開のニーズが高まり、情報に対する住民の意識も向上しています。武蔵野市では、平成17年に文書管理システムを導入して以来、住民サービスの向上を目指し文書管理手法の改善に取り組んでいました。今回の文書管理システム更改では、システム化によって生まれる諸問題にどう対処するかが課題となっていました。musashino2.jpgのサムネイル画像

 「今回の更改では、文書管理業務がシステムを通して分かりやすく理解できること、その上でそれぞれのシステム機能が使いやすいことを重要な要件として位置付けていました。 『らく2文書主任®』は、スマートフォンのような直感的なユーザインターフェースになっており、マニュアルを見なくてもアイコンを選んでいけば次に何をすれば良いのかが分かりやすいという点が非常に印象的でした。初めて文書管理業務に触れる職員でも、文書の発生から廃棄に至る文書ライフサイクルに対する理解を深められる点も良いですね。」と総務部総務課の茅野智美氏は話す。

紙文書と電子文書の一括管理を実現

 システムに求められることは操作性だけではありません。文書管理運用の実態に即したシステムでなければ、システム化のメリットを最大限に活かすることはできません。今回のシステム更改では、半年間という限られた開発期間で市の実運用に沿ったシステムを作り上げるかが大きなポイントでした。musashino1.jpgのサムネイル画像

 「当市では独自の文書管理ルールに基づいて文書管理業務を行っています。過去の運用では紙の管理と電子の管理を整理しきれず、実運用に沿ったシステムを構築するのは難しいと考えていました。紙文書の物理的な管理に合わせてシステムをどう運用していくかという視点からもご提案をいただき、帳票レイアウトや管理項目など細かい部分まで市の現状にあわせて柔軟な対応をしていただけたので高い満足度を得られています。」と総務部情報管理課の水野健吾氏は話す。

長期利用を見据えたシステムの導入

 文書管理システムは全職員が利用するシステムであるため、頻繁なシステム入替えは職員の負担を増加させてしまいます。長期利用を見据えた上でシステムの安定稼働と費用をどのように両立させるかは、文書管理システムに求められる重要な要件の一つでした。

 「当市では、武蔵野市ICT業務継続計画に基づいて、『内部情報システムを物理サーバから仮想基盤へ移行することにより、システムの安定性を保つと同時に、コスト削減も図る』という方針を打ち出しています。『らく2文書主任®』はOSS(Open Source Software)をベースとしたソフトウェア構成であったため、低価格で高品質なシステムの導入を実現できました。導入後の保守の面では、相談を持ちかけた際にも事態を正確に確認しながら対応していただいているので安心感があります。構築に携わったSEからリモートでサポートいただける体制になっているのも心強いですね。」と水野氏は話す。

今後の展望について

  今後の展望について両氏は次のように語る。musashino3.jpg

 「今回のシステム更改で、より多くの職員に文書管理の考え方や意義についての理解を深めてもらう土台ができました。今後は職員の文書管理スキルの向上にも取り組んでいきたいですね。また、時代の流れから、今後はペーパーレス化も大きな課題になると思います。」(茅野氏)

 「IT技術の進展とともに、自治体のシステムに期待される役割も変わりつつあります。世の中の動向や技術革新などに伴って出てくる新たなテクノロジーを活用して、業務の効率化だけではなく新たな市民サービスの可能性も探っていきたいですね。文書管理システムのみならず、武蔵野市の良きパートナーとして今後も市の課題に対して最適なソリューションの提案をいただけることを期待しています。」(水野氏)

 今後もさらなる技術開発を推進し、現場のニーズをシステムに反映することで、確かな課題解決の提供とシステムの新たな可能性を追求していきます。 

 

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