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株式会社NTTデータ四国

香川県様

自治体向け文書管理システム(らく²文書主任®)の導入事例です

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条例に合ったシステムの導入により、文書のライフサイクルを適切に管理

 香川県様は、平成13年度から文書管理事務をシステム化し、公文書の電子化と業務の効率化を図ってきましたが、平成26年度に「香川県公文書等の管理に関する条例」が施行されたことに伴い、それに合わせた運用ルールやシステムのさらなる見直しが必要となりました。

 そこで、平成27年度から、パッケージをベースとして必要な機能を柔軟に設定することのできる「らく2文書主任」を採用頂きました。

 今回、仕様調整の主担当であった総務事務集中課の池田様、情報政策課の矢野様の二人にお話を伺いました。

システム更改の目的は何だったのでしょうか?

  kagawa_3.jpg香川県では、前システムの保守契約期間満了に伴い、従来の機能を引き継ぎ、新たなシステムに更改する必要がありました。

 また、本県では平成26年4月から「香川県公文書等の管理に関する条例」が施行され、行政文書の適正な管理を積極的に推進しているところです。本条例の施行に伴い、文書のライフサイクルを細かく規定し、独自の厳格な運用を行っていますが、この運用実態に合わせて、的確でかつ職員が効率的に作業を行えるよう配慮したシステムの構築が必要となりました。

らく2文書主任を導入する決め手は何だったのでしょうか?

 新たな条例の施行により、文書の受領、収受、作成、保存、移管、廃棄といった従来の機能に加えて、簿冊の延長、移管、廃棄等の一連の管理機能の見直しが必要でした。「らく2文書主任」はパッケージであり、必要な機能を柔軟に設定できるため、新たな機能を追加してもシステム構築に係る費用が安価であることが魅力でした。

 また、OSS(Open Source Software)をベースとしたソフトウェア構成のため、システム構築費だけでなく、今後の保守費も低減することができ、長期利用に適していると考えました。

新システムの導入により、狙い通りの効果が得られたでしょうか?

 香川県では、条例に合わせて保存満了期間を経過した簿冊の内、文書館へ移管すべきと各課で判断したものを文書館側でもチェックし、お互いの協議を経て移管か廃棄かを選別する運用を開始しました。これまでにない新たな運用のため、システムでどのように実現すれば良いか不安でしたが、文書管理の業務ノウハウのある担当者がシステム設計に携わって頂いたので、県の要望も取り入れながら、最適なシステムの構築ができました。

 また、画面レイアウトも見やすく、利用者ごとに文書件数が表示できたり、お気に入りの色を選択できるので、利用している職員からも好評を得ています。

今後の取組みやシステムへの要望事項などがありましたら教えてください。

  システム構築に携わった担当者が引き続き保守業務を担当しているため、問い合わせに対しても迅速に回答していただき、非常に心強いと感じています。

 今後もさらなる作業効率の向上や職員のニーズに応えられるシステム改修を検討していきたいため、適切なご提案を期待しています。 

 

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